步骤一：制作数据源

打开"Excel",输入如图所示的内容，并保存为“录取名单数据源,xlsx”。在制作数据源表格时，必须制作为标准的数据列表，它由字段标题和若干条“记录”组成。

步骤二：制作“主文档”

打开Word主程序，按<Ctrl+N>组合键新建一个空白文档，在文档中输入如下图所示的内容。

步骤三：依次单击【邮件】选项卡-【开始邮件合并】组的【开始邮件合并】按钮=【普通Word文档】，如下图所示。

如果“主文档类型”选择使用“普通Word文档”，那么数据源每条记录合并生成的内容后面都有“下一页”的分节符，每条记录所生成的合并内容都会从新页面开始。

如果用户想节省版面，可以选择【主文档类型】为【目录】，这样合并后每条记录之前的分节符就是“连续”。 

步骤四：利用“邮件合并”生成新文档或直接打印

依次单击【邮件】选项卡-【开始邮件合并】组的【选择收件人】按钮-【使用现有列表】，在弹出的【选取数据源】对话框中选择刚才制作的“录取名单数据源.xlsx”文件，单击【打开】按钮打开【选择表格】对话框，选择数据所在的工作表，单击“确定”按钮。

这时候，【邮件】选项卡的多个按钮已经激活。

在【选取数据源】对话框中，也可以单击【新建源】按钮，按向导来链接一个数据源。 

步骤五：将光标定位于主文档称呼行中“：”前面，单击【编写和插入域】组的【插入合并域】按钮，打开【插入合并域】对话框。分别选择【域】列表中的“姓名”，“称呼”项，单击【插入】按钮。

实际使用中若要继续插入其他域，重复此操作即可，插入域完毕后关闭【插入合并域】对话框。

步骤六：依次单击【完成并合并】按钮-【编辑单个文档】命令打开【合并到新文档】对话框，单击【全部】单选按钮，最后单击【确定】按钮。

注意：在使用Excel工作簿为数据源时，数据文件必须是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。

使用邮件合并功能的文档，其文档不能使用类似“1,2,3....”数字或字母序列的字母编号，应使用非自动编号，否则邮件合并后生成的文档，下文将自动接上文继续编号，造成文本内容的改变。